西電集團(tuán)企業(yè)文化宣貫——接打電話的禮儀
日 期：2009-11-17 11:20:24 瀏覽：(3880)
西電集團(tuán)企業(yè)文化宣貫——禮儀規(guī)范
接打電話的禮儀
1、聽到電話鈴聲，最好在三聲之內(nèi)拿起聽筒。如果電話鈴響了五聲才拿起話筒，應(yīng)該先向?qū)Ψ降狼?。接電話時，第一句話當(dāng)自報單位名稱或所屬部門，用客套話應(yīng)答。聲音清晰、悅耳、吐字清晰。愉悅的心情能使講話的語調(diào)變得歡快，給對方留下極佳的印象。
2、接電話過程中要抱著“對方看著我”的心態(tài)，絕對不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠“聽”得出來。在外面與他人聯(lián)絡(luò)，盡可能選擇安靜的地點(diǎn)，若環(huán)境不允許，應(yīng)向?qū)Ψ秸f明。
3、上班時間打來的電話幾乎都與工作有關(guān)，即使對方要找的人不在，切忌只說“不在”就把電話掛了。應(yīng)委婉地探求對方來電目的，不誤事而且能贏得對方的好感。電話記錄既要簡潔又要完備，隨時牢記5W1H技巧，即①When何時②Who何人③Where何地④What何事⑤Why為什么⑥HOW如何進(jìn)行。若對方詢問同事家中電話或手機(jī)號碼時，不要輕易回答。
4、要結(jié)束電話交談時，一般應(yīng)當(dāng)由打電話的一方提出，然后彼此客氣地道別，再掛斷電話，不可只管自己講完就掛斷電話。若自己為打電話的一方，應(yīng)盡量用手指按壓掛斷鍵，而避免用話筒直接掛斷，這樣對方聽到的會是緩和的掛斷聲。
5、主動撥打電話時，應(yīng)禮貌地問“請問你現(xiàn)在有空嗎”或者“對不起，現(xiàn)在和您談話方便嗎”。 聽不清楚對方說話內(nèi)容時應(yīng)確切地將情況告訴對方請對方改善，但語氣一定要溫和。
6、若正在與來訪者談話時，電話響了，應(yīng)以來訪者為先，等事情說了一個段落后，才可向?qū)Ψ街虑?，再去接電話。這種情況下，電話應(yīng)盡可能簡短，避免讓來訪者久等。當(dāng)自己與他人恰商而他人電話鈴響時，應(yīng)注意適時中斷話題，讓對方盡快接電話。當(dāng)你正在打電話又碰上客人來訪時，原則上應(yīng)先招待來訪者。此時，應(yīng)盡快和電話方打個招呼，得到對方的許可后，掛斷電話。但是，如果電話討論的事情很重要而不能馬上掛斷時，應(yīng)告知來訪者稍等，然后繼續(xù)通話。
7. 和同事聊天時，不要立刻拿起聽筒。電話沒有掛斷前，不要和其他人交流。打電話白天一般宜在上午8點(diǎn)以后，節(jié)假日在9點(diǎn)以后；晚上應(yīng)在22點(diǎn)以前。在無特殊情況下，不宜在中午休息時間和就餐時間打電話?！ ?. 和同事聊天時，不要立刻拿起聽筒。電話沒有掛斷前，不要和其他人交流。打電話白天一般宜在上午8點(diǎn)以后，節(jié)假日在9點(diǎn)以后；晚上應(yīng)在22點(diǎn)以前。在無特殊情況下，不宜在中午休息時間和就餐時間打電話。